Chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân điện tử có bắt buộc sử dụng chữ ký số? Đây là câu hỏi được nhiều doanh nghiệp và kế toán quan tâm, đặc biệt trong bối cảnh chuyển đổi số mạnh mẽ hiện nay. Theo quy định mới nhất, từ ngày 01/6/2025 sẽ có sự thay đổi quy định về sử dụng chữ ký số. Cùng Học viện đào tạo pháp chế ICA tìm hiểu chi tiết quy định và những lưu ý cần biết trong bài viết dưới đây!
Tham khảo khóa học đào tạo pháp luật cho kế toán: https://phapche.edu.vn/courses/khoa-hoc-dao-tao-phap-luat-cho-ke-toan-cong-ty/
Chữ ký số là gì?
Căn cứ theo nội dung quy định tại khoản 12 Điều 3 Luật Giao dịch điện tử 2023, chữ ký số được định nghĩa là:
“Chữ ký điện tử sử dụng thuật toán khóa không đối xứng, gồm khóa bí mật và khóa công khai, trong đó khóa bí mật dùng để ký số và khóa công khai dùng để kiểm tra chữ ký số. Chữ ký số bảo đảm tính xác thực, tính toàn vẹn và tính chống chối bỏ nhưng không bảo đảm tính bí mật của thông điệp dữ liệu.”
Nói một cách dễ hiểu, chữ ký số là một dạng chữ ký điện tử được tạo ra bằng công nghệ mã hóa, trong đó:
- Khóa bí mật (private key) được sử dụng để ký vào thông tin, tài liệu.
- Khóa công khai (public key) dùng để kiểm tra xem chữ ký đó có hợp lệ và đúng với thông tin được ký hay không.
Chữ ký số có ba đặc điểm quan trọng:
- Xác thực: Xác nhận đúng danh tính người ký.
- Toàn vẹn: Đảm bảo nội dung tài liệu không bị thay đổi sau khi ký.
- Chống chối bỏ: Người đã ký không thể phủ nhận việc mình đã ký tài liệu đó.
Tuy nhiên, chữ ký số không đảm bảo tính bí mật của nội dung tài liệu — tức là nội dung có thể được đọc bởi người khác, trừ khi nó được mã hóa riêng biệt.
Ứng dụng thực tế của chữ ký số:
- Ký các văn bản điện tử như hợp đồng, hóa đơn, tờ khai thuế điện tử;
- Xác nhận giao dịch trên các cổng thông tin điện tử của cơ quan nhà nước;
- Giao dịch điện tử trong lĩnh vực tài chính, ngân hàng, thương mại…
Chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân điện tử có bắt buộc sử dụng chữ ký số?
Căn cứ theo nội dung quy định tại khoản 1 Điều 32 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, được sửa đổi bởi quy định tại nội dung điểm a khoản 18 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP (có hiệu lực từ ngày 01/6/2025), nội dung về chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân có yêu cầu như sau:
- Khi lập chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân điện tử, phải đảm bảo đầy đủ các nội dung như tên, địa chỉ, mã số thuế của bên trả thu nhập và cá nhân nhận thu nhập, khoản thu nhập, số thuế đã khấu trừ, ngày lập chứng từ…
- Đặc biệt, chữ ký trên chứng từ khấu trừ thuế điện tử phải là chữ ký số.
Như vậy nếu chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân được lập dưới dạng điện tử, thì bắt buộc phải sử dụng chữ ký số. Quy định này chính thức áp dụng từ ngày 01/6/2025.
Việc yêu cầu sử dụng chữ ký số nhằm đảm bảo tính xác thực, toàn vẹn và pháp lý của chứng từ điện tử, phù hợp với xu hướng chuyển đổi số trong quản lý thuế hiện nay.
Nội dung chi tiết trên giấy chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân
Căn cứ theo nội dung quy định tại khoản 1 Điều 32 Nghị định 123/2020/NĐ-CP (được sửa đổi, bổ sung bởi điểm a khoản 18 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP), chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân cần thể hiện đầy đủ các nội dung sau:
- Tên chứng từ khấu trừ thuế; ký hiệu mẫu, ký hiệu chứng từ và số thứ tự của chứng từ khấu trừ thuế;
- Tên, địa chỉ và mã số thuế của tổ chức hoặc cá nhân chi trả thu nhập;
- Tên, địa chỉ, số điện thoại và mã số thuế (nếu có) hoặc số định danh cá nhân của người nhận thu nhập;
- Quốc tịch (trường hợp người nộp thuế không mang quốc tịch Việt Nam);
- Khoản thu nhập, thời điểm chi trả, tổng thu nhập chịu thuế, khoản đóng bảo hiểm bắt buộc, khoản từ thiện, nhân đạo, khuyến học và số thuế đã khấu trừ;
- Ngày, tháng, năm lập chứng từ khấu trừ thuế;
- Họ tên và chữ ký của người chi trả thu nhập.
Lưu ý: Nếu sử dụng chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân điện tử, chữ ký trên chứng từ bắt buộc phải là chữ ký số.
Mời bạn xem thêm:
