Việc phát hiện sai sót trong sổ kế toán là điều không thể tránh khỏi trong quá trình ghi nhận nghiệp vụ tài chính. Vậy khi phát hiện sổ kế toán bị sai sót thì phải sửa chữa như thế nào để đảm bảo tính pháp lý và tuân thủ quy định pháp luật? Bài viết này của Học viện đào tạo pháp chế ICA sẽ giúp bạn nắm rõ 3 phương pháp sửa sai hợp lệ theo Luật Kế toán hiện hành để tránh các rủi ro bị xử phạt hành chính.
Để nâng cao kiến thức pháp lý và kỹ năng thực tiễn trong lĩnh vực kế toán doanh nghiệp, mời bạn tham khảo khóa học chuyên sâu tại: https://phapche.edu.vn/courses/khoa-hoc-dao-tao-phap-luat-cho-ke-toan-cong-ty/
Những nội dung chủ yếu của sổ kế toán là gì?
Theo nội dung quy định tại Điều 24 Luật Kế toán năm 2015, sổ kế toán là tài liệu bắt buộc được sử dụng để ghi chép, hệ thống hóa và lưu giữ toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh liên quan đến đơn vị kế toán.
Sổ kế toán cần ghi rõ các thông tin như: tên đơn vị kế toán, tên sổ, ngày lập và ngày khóa sổ, số trang, chữ ký của người lập sổ, kế toán trưởng, người đại diện theo pháp luật và phải được đóng dấu giáp lai.
Về mặt nội dung, sổ kế toán phải bao gồm các thông tin chủ yếu sau:
- Ngày, tháng, năm ghi sổ;
- Số hiệu và ngày, tháng, năm của chứng từ kế toán làm căn cứ ghi sổ;
- Tóm tắt nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh;
- Số tiền phát sinh ghi vào các tài khoản kế toán tương ứng;
- Số dư đầu kỳ, số phát sinh trong kỳ và số dư cuối kỳ.
Sổ kế toán được chia thành hai loại: sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết. Bộ Tài chính là cơ quan có thẩm quyền quy định cụ thể về việc lập và quản lý sổ kế toán.
Khi phát hiện sổ kế toán bị sai sót thì phải sửa chữa như thế nào?
Theo nội dung quy định tại Điều 27 Luật Kế toán năm 2015, khi phát hiện sai sót trong sổ kế toán, đơn vị kế toán không được tẩy xóa làm mất dấu vết thông tin, số liệu mà phải sửa chữa theo một trong ba phương pháp sau:
- Phương pháp ghi cải chính: Gạch một đường thẳng vào phần sai, sau đó ghi số hoặc chữ đúng lên phía trên. Phải có chữ ký xác nhận của kế toán trưởng bên cạnh.
- Phương pháp ghi số âm: Ghi lại số sai bằng mực đỏ hoặc để trong dấu ngoặc đơn, sau đó ghi số đúng. Cũng cần có chữ ký của kế toán trưởng xác nhận.
- Phương pháp ghi điều chỉnh: Lập chứng từ điều chỉnh để ghi bổ sung phần chênh lệch nhằm đảm bảo số liệu đúng.
Ngoài ra:
- Nếu sai sót được phát hiện trước khi nộp báo cáo tài chính năm, thì việc sửa chữa được thực hiện trực tiếp trên sổ kế toán của năm xảy ra sai sót.
- Nếu sai sót được phát hiện sau khi đã nộp báo cáo tài chính năm, thì phải sửa chữa trên sổ kế toán của năm phát hiện sai sót và thuyết minh rõ việc điều chỉnh.
- Trong trường hợp sử dụng phần mềm kế toán điện tử, việc sửa chữa chỉ được thực hiện bằng phương pháp lập chứng từ điều chỉnh (tức áp dụng phương pháp số 3 ở trên).
Sửa chữa sai sót trên sổ kế toán không đúng phương pháp thì có bị xử phạt hay không?
Theo nội dung quy định tại điểm b khoản 2 Điều 9 Nghị định 41/2018/NĐ-CP, nếu sửa chữa sai sót trên sổ kế toán không đúng phương pháp theo quy định của pháp luật kế toán thì sẽ bị xử phạt vi phạm hành chính. Mức phạt đối với cá nhân là từ 3.000.000 đồng đến 5.000.000 đồng.
Lưu ý: Căn cứ theo nội dung tại khoản 2 Điều 6 Nghị định 41/2018/NĐ-CP (được sửa đổi bởi khoản 2 Điều 5 Nghị định 102/2021/NĐ-CP), nếu tổ chức thực hiện hành vi vi phạm tương tự, thì mức phạt tiền sẽ gấp đôi, tức là từ 6.000.000 đồng đến 10.000.000 đồng.
Doanh nghiệp thành lập gần cuối năm có phải mở sổ kế toán không?
Theo nội dung quy định tại Điều 26 Luật Kế toán 2015, đối với đơn vị kế toán mới thành lập, sổ kế toán bắt buộc phải được mở kể từ ngày thành lập, không phân biệt thời điểm trong năm.
Như vậy, dù doanh nghiệp được thành lập vào thời điểm gần cuối năm, vẫn phải thực hiện việc mở sổ kế toán ngay từ ngày bắt đầu hoạt động theo quy định của pháp luật. Việc mở và ghi sổ kế toán là yêu cầu bắt buộc để đảm bảo tính đầy đủ, kịp thời, trung thực và liên tục trong việc ghi nhận các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh tại doanh nghiệp.
Mời bạn xem thêm:
