Danh mục: Kiến thức pháp chế chung

Trong môi trường doanh nghiệp, cơ quan nhà nước hoặc trong quá trình điều tra, thanh tra, kiểm toán… không hiếm gặp trường hợp một người bị gọi lên làm việc, cung cấp thông tin, thậm chí bị yêu cầu ký tường trình, dù bản thân không trực tiếp tham gia hoặc không liên quan đến vụ việc. Điều này khiến không ít người rơi vào thế bị động, lo lắng hoặc phản ứng thiếu phù hợp. Vậy không liên quan nhưng vẫn bị gọi làm việc phải làm gì? Từ góc độ pháp luật, người lao động có thể từ chối không? Phải ứng xử ra sao để bảo vệ mình nhưng vẫn thể hiện thái độ hợp tác?

Hiểu rõ quyền và nghĩa vụ khi bị mời làm việc

Trước hết, cần phân biệt rõ các tình huống phổ biến dẫn đến việc “bị gọi làm việc” dù không trực tiếp liên quan:

• Nội bộ công ty yêu cầu làm việc, giải trình, ký xác nhận: ví dụ ký tường trình, xác nhận hồ sơ, tham gia họp xử lý kỷ luật của người khác…
• Cơ quan nhà nước mời làm việc, cung cấp thông tin: như công an, thuế, thanh tra lao động, kiểm toán Nhà nước…
• Tòa án mời với tư cách người làm chứng hoặc cung cấp tài liệu.

Dù không phải là đối tượng chính, việc bạn được gọi làm việc vẫn phát sinh trách nhiệm hành xử phù hợp – nếu không, có thể dẫn đến những rủi ro về pháp lý, đạo đức nghề nghiệp hoặc ảnh hưởng công việc lâu dài.

Không liên quan nhưng vẫn bị gọi làm việc phải làm gì?

Bình tĩnh, đừng từ chối vội

Phản ứng đầu tiên của nhiều người là phản bác, từ chối làm việc vì “không liên quan”, “em không biết gì”, “việc đó không thuộc trách nhiệm em”…

Tuy nhiên, đây là phản ứng thiếu chuyên nghiệp và dễ gây hiểu nhầm. Dù bạn không liên quan trực tiếp, nhưng:

• Có thể bạn được nhắc tên trong hồ sơ hoặc ở gần hiện trường sự việc;
• Có thể bạn là người có thể xác minh thông tin gián tiếp;
• Hoặc đơn giản, bạn cần hợp tác trong giới hạn pháp lý để chứng minh mình thực sự không liên quan.

Lời khuyên: Hãy giữ thái độ hợp tác, lịch sự, và đề nghị xác định rõ vai trò của mình trong buổi làm việc trước khi tiến hành.

Hỏi rõ lý do, phạm vi, và tư cách làm việc

Trước khi trao đổi, hãy chủ động hỏi người triệu tập bạn:

• Lý do mời bạn làm việc là gì? Ai yêu cầu?
• Bạn được làm việc với tư cách gì: người cung cấp thông tin? Người làm chứng? Hay bị xem xét trách nhiệm?
• Bạn có quyền có người đi cùng không? Có được ghi âm, ghi chú buổi làm việc không?

Việc nắm rõ phạm vi giúp bạn tránh bị lôi kéo, gán trách nhiệm hoặc khai thông tin không cần thiết. Nếu cơ quan chức năng yêu cầu, bạn có quyền:

Theo Điều 59 Bộ luật Tố tụng hình sự 2015, người làm chứng có quyền:

• Không khai báo nếu việc khai báo ảnh hưởng đến bản thân hoặc người thân;
• Được đề nghị bảo vệ tính mạng, nhân phẩm, danh dự nếu bị đe dọa;
• Có người bảo vệ quyền lợi hợp pháp nếu cần.

Trong nội bộ doanh nghiệp, bạn cũng có quyền yêu cầu có người quản lý trực tiếp hoặc đại diện pháp chế công ty cùng làm việc để đảm bảo minh bạch.

Chỉ cung cấp thông tin mình biết rõ – không suy đoán, không diễn giải

Một sai lầm thường gặp khi bị yêu cầu làm việc là nói lan man, “suy đoán”, hoặc nói theo người khác kể lại. Điều này tiềm ẩn nhiều nguy cơ:

• Bị diễn giải sai ý, quy kết đồng phạm;
• Bị ghi nhận là “biết mà không báo cáo”;
• Hoặc dẫn đến mâu thuẫn nội bộ.

Hãy nhớ nguyên tắc: “Tôi chỉ cung cấp những gì tôi biết rõ, tận mắt thấy – tai nghe, không bình luận hoặc suy đoán sự việc ngoài phạm vi trách nhiệm.”

Bạn có thể trả lời:

• “Việc này tôi không trực tiếp tham gia nên không có thông tin.”
• “Tôi không rõ, xin phép không bình luận.”
• “Tôi chỉ có thể cung cấp phần tôi chứng kiến vào ngày… tại địa điểm…”

Ghi chép, lưu giữ nội dung buổi làm việc

Trong cả hai trường hợp – làm việc với nội bộ hoặc cơ quan chức năng – bạn có quyền ghi chú, chụp lại biên bản, yêu cầu gửi bản scan nội dung làm việc. Việc này giúp bạn:

• Có tài liệu đối chiếu sau này nếu có tranh chấp;
• Tránh bị xuyên tạc lời khai;
• Giữ làm bằng chứng nếu bị xử lý sai phạm không đúng.

Nếu không được cung cấp bản sao biên bản làm việc, bạn có thể tự ghi chú thời gian, nội dung, người làm việc và lưu lại riêng, phòng trường hợp cần khiếu nại hoặc bảo vệ quyền lợi.

Cẩn trọng khi bị yêu cầu ký vào văn bản

Một trong những rủi ro lớn nhất là vô tình ký xác nhận vào văn bản có nội dung sai lệch hoặc gián tiếp gán trách nhiệm cho mình.

Trước khi ký bất kỳ văn bản nào, hãy đọc kỹ:

• Bạn ký với tư cách gì? (Người chứng kiến? Người làm việc? Người xác nhận?)
• Nội dung có phản ánh đúng lời bạn nói không?
• Có phần nào bạn không đồng ý thì phải ghi rõ “Không đồng ý nội dung đoạn…”, hoặc đề nghị sửa trước khi ký.

Trong trường hợp bị gây áp lực, bạn có thể:

• Ghi rõ “Ký dưới áp lực, không đồng ý nội dung trên”;
• Hoặc từ chối ký, yêu cầu làm việc lại với sự tham gia của đại diện pháp chế hoặc luật sư

Việc bị gọi làm việc khi không liên quan là chuyện không hiếm, đặc biệt với nhân sự kế toán, hành chính, thư ký, pháp chế nội bộ… thường xuyên xử lý văn bản, thông tin, chứng từ. Điều quan trọng là:

• Không hoảng sợ – không từ chối thiếu căn cứ – không phát ngôn bừa bãi;
• Nắm chắc phạm vi vai trò, quyền lợi và giới hạn trách nhiệm;
• Không ký, không xác nhận những gì mình không biết rõ hoặc không thực hiện.

Hãy trang bị kỹ năng và hiểu biết pháp lý đúng đắn với: Khóa học Pháp chế Đa nhiệm – Thiết kế riêng cho kế toán tài chính kiêm nhiệm pháp chế công ty

Mời bạn xem thêm:

• Có được thi lấy chứng chỉ kế toán viên khi mới có giấy chứng nhận tốt nghiệp tạm thời?
• Kế toán viên thay đổi nơi làm việc có phải xin cấp lại Giấy chứng nhận đăng ký hành nghề dịch vụ
• Chưa lên chức danh kế toán viên có được nâng lên kế toán viên chính không?

Trong quá trình rà soát, kiểm tra chứng từ kế toán – tài chính, không ít kế toán nội bộ phát hiện tình huống người đại diện doanh nghiệp ký hợp đồng với chức danh không đúng hoặc vượt quá thẩm quyền được quy định trong điều lệ công ty hoặc pháp luật. Vấn đề đặt ra là xử lý thế nào khi kế toán phát hiện sếp ký hợp đồng sai chức danh hoặc vượt quyền. Hãy cùng Pháp chế ICA tìm hiểu trong bài viết dưới đây.

Sai chức danh đại diện có thể làm vô hiệu hợp đồng

Theo quy định tại Điều 12 và Điều 142 Bộ luật Dân sự 2015, việc xác lập hợp đồng phải được thực hiện bởi người có thẩm quyền đại diện. Nếu hợp đồng do người không có chức danh hoặc vượt quyền đại diện ký kết mà không được bên có thẩm quyền chấp thuận sau đó, hợp đồng có thể bị vô hiệu.

Cụ thể:

“Giao dịch dân sự do người không có quyền đại diện xác lập, thực hiện vượt quá phạm vi đại diện không làm phát sinh quyền, nghĩa vụ của người được đại diện, trừ trường hợp người được đại diện đồng ý hoặc biết mà không phản đối.” (Điều 142.2 Bộ luật Dân sự)

Ví dụ thực tế:

• Giám đốc công ty ký hợp đồng mua bán tài sản lớn (vượt mức thẩm quyền ký kết được quy định trong điều lệ), nhưng không được Hội đồng thành viên thông qua.
• Người giữ chức danh “phó giám đốc tài chính” nhưng không có ủy quyền vẫn ký thay hợp đồng tín dụng.

Trong các trường hợp trên, nếu bên thứ ba không biết và không thể biết về sự vượt quyền này, thì hợp đồng vẫn có thể được bảo vệ. Nhưng nếu có căn cứ chứng minh bên kia biết rõ hoặc cố ý lờ đi, thì rủi ro pháp lý sẽ rất lớn.

Tùy tính chất vụ việc, người ký hợp đồng vượt quyền hoặc sai chức danh có thể bị:

• Kỷ luật nội bộ theo quy chế công ty.
• Buộc bồi thường thiệt hại nếu gây thất thoát tài sản.
• Xử lý hình sự trong các trường hợp có yếu tố gian dối, cố ý lập chứng từ sai, chiếm đoạt tài sản (Điều 222, 358 Bộ luật Hình sự).

Xử lý thế nào khi kế toán phát hiện sếp ký hợp đồng sai chức danh hoặc vượt quyền

Khi phát hiện dấu hiệu bất thường trong việc ký hợp đồng, kế toán cần xử lý một cách thận trọng, có căn cứ pháp lý, văn minh nhưng kiên quyết. Dưới đây là quy trình khuyến nghị theo góc nhìn pháp lý và kiểm soát nội bộ:

Bước 1: Xác minh lại thông tin chức danh và thẩm quyền

Kế toán cần kiểm tra các căn cứ sau:

• Điều lệ công ty: quy định ai là người đại diện hợp pháp, được phép ký hợp đồng giá trị bao nhiêu.
• Giấy ủy quyền nội bộ (nếu có): xác định người ký hợp đồng có được ủy quyền hay không.
• Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp: để xác định chức danh đại diện pháp luật chính thức.
• Biên bản họp HĐTV/HĐQT (đối với công ty TNHH 2 thành viên, cổ phần): nếu là hợp đồng quan trọng, có bắt buộc phê duyệt trước.

Nếu phát hiện người ký hợp đồng không có chức danh phù hợp hoặc không được ủy quyền theo quy định, kế toán cần ghi nhận lại tình tiết cụ thể (văn bản, ngày ký, nội dung).

Bước 2: Không tiến hành hạch toán – ghi nhận khoản “tạm treo”

Theo Điều 10 Luật Kế toán 2015, kế toán có quyền:

“Từ chối thực hiện nghiệp vụ kế toán vi phạm quy định của pháp luật về kế toán và phải kịp thời báo cáo bằng văn bản cho người phụ trách trực tiếp.”

Do đó, nếu phát hiện hợp đồng được ký sai chức danh hoặc vượt quyền, kế toán hoàn toàn có quyền:

• Tạm thời không hạch toán, không ghi nhận doanh thu/chi phí.
• Ghi nhận khoản này vào tài khoản “tạm treo” hoặc “tạm giữ” tùy hệ thống kế toán nội bộ.

Việc không ghi nhận ngay sẽ giúp tránh phát sinh sai lệch sổ sách kế toán nếu sau này hợp đồng bị tuyên vô hiệu.

Bước 3: Báo cáo cấp trên và yêu cầu xác minh lại

Kế toán cần gửi văn bản báo cáo nội bộ đến ban lãnh đạo hoặc phòng pháp chế nội bộ (nếu có) để xác minh tính hợp lệ của việc ký hợp đồng. Văn bản nên nêu rõ:

• Mã số hợp đồng, ngày ký, người ký, chức danh người ký;
• Lý do nghi ngờ sai chức danh/vượt quyền;
• Đề xuất hướng xử lý: yêu cầu xác minh lại, xin bổ sung giấy ủy quyền hợp lệ, hoặc xác nhận bằng văn bản của HĐQT/HĐTV nếu cần.

Mọi trao đổi nên được thực hiện qua email hoặc văn bản có chữ ký để lưu lại bằng chứng rõ ràng.

Bước 4: Đề nghị điều chỉnh hợp đồng (nếu còn có thể)

Nếu hợp đồng chưa thực hiện hoặc đang trong giai đoạn đàm phán, kế toán có thể phối hợp đề xuất:

• Ký lại hợp đồng đúng người đại diện pháp luật hoặc có giấy ủy quyền đầy đủ;
• Gửi công văn đến đối tác điều chỉnh lại thông tin người ký;
• Yêu cầu bổ sung nghị quyết HĐTV/HĐQT phê duyệt việc ký kết.

Việc này giúp “hợp pháp hóa” hồ sơ và đảm bảo tính pháp lý nếu bị kiểm tra sau này.

Bước 5: Lưu hồ sơ xử lý – phòng rủi ro truy cứu trách nhiệm

Toàn bộ quá trình xác minh, báo cáo, phản hồi… cần được lưu giữ riêng trong hồ sơ kiểm tra nội bộ của bộ phận kế toán để:

• Bảo vệ trách nhiệm cá nhân trong trường hợp có tranh chấp, kiểm toán hoặc thanh tra;
• Làm cơ sở báo cáo lãnh đạo hoặc hội đồng thành viên khi cần.

Tuyệt đối không tự ý “hợp thức hóa” bằng cách ký thay, ghi nhận giả mạo hoặc làm theo yêu cầu không có căn cứ.

Phát hiện sai phạm trong hợp đồng không phải là điều dễ xử lý – đặc biệt khi người ký là lãnh đạo cấp cao. Tuy nhiên, kế toán có vai trò kiểm soát tuân thủ nội bộ, không thể nhắm mắt làm theo nếu biết rõ sai phạm.

Do đó, người làm kế toán nội bộ, tài chính – hành chính kiêm nhiệm pháp chế cần:

• Nắm rõ quy định pháp luật về đại diện pháp nhân, thẩm quyền ký kết hợp đồng;
• Biết cách lập báo cáo phản ánh, từ chối hợp lệ và có kỹ năng xử lý văn bản nội bộ đúng luật;
• Bảo vệ chính mình bằng văn bản và nguyên tắc nghiệp vụ.

Nếu bạn đang là kế toán, tài chính, hành chính – và từng lúng túng khi gặp tình huống “trên bảo dưới lo” như thế này, hãy tham khảo ngay: https://phapche.edu.vn/courses/khoa-hoc-phap-che-da-nhiem-thiet-ke-rieng-danh-cho-ke-toan-tai-chinh-kiem-nhiem-phap-che-cong-ty/

Mời bạn xem thêm:

• Làm kế toán viên cao cấp có yêu cầu về chứng chỉ ngoại ngữ không?
• Tỷ lệ vốn góp của các kế toán viên hành nghề phải chiếm bao nhiêu phần trăm vốn điều lệ của công ty TNHH dịch vụ kế toán?
• Công chức là Kế toán viên chính cần phải có chứng chỉ bồi dưỡng kiến thức, kỹ năng quản lý nhà nước không?

Trong môi trường doanh nghiệp hiện đại, việc giao, nhận công việc thường được thực hiện qua email để đảm bảo tính minh bạch và có căn cứ đối chiếu khi cần thiết. Tuy nhiên, không ít nhân sự – đặc biệt là nhóm hành chính, kế toán rơi vào tình huống bị giao những đầu việc không đúng quy định pháp luật, không thuộc chức năng, thậm chí tiềm ẩn rủi ro về trách nhiệm cá nhân. Trong những trường hợp đó, việc viết email phản hồi để từ chối giao việc sai quy định là kỹ năng tối quan trọng để bảo vệ bản thân một cách văn minh, đúng luật, đồng thời duy trì môi trường làm việc chuyên nghiệp.

Khi nào cần viết email từ chối giao việc sai quy định?

Thông thường, nhân sự hành chính – kế toán cần cân nhắc việc từ chối nhận việc qua email nếu thuộc một trong các tình huống sau:

• Nội dung công việc trái luật: ví dụ như yêu cầu lập chứng từ giả, hợp thức hóa hóa đơn, ghi nhận doanh thu/chi phí không có chứng từ hợp lệ.
• Không thuộc phạm vi chức năng: kế toán bị yêu cầu ký thay giám đốc trên hợp đồng, hành chính được yêu cầu tham gia các giao dịch tài chính thay mặt doanh nghiệp.
• Không đúng thẩm quyền phân công: người giao việc không có quyền phân công cho bạn nhưng vẫn gửi email yêu cầu thực hiện.
• Tiềm ẩn rủi ro trách nhiệm cá nhân: yêu cầu ký duyệt hồ sơ sai quy trình, lưu hồ sơ không đúng quy định, thực hiện thao tác ảnh hưởng đến dữ liệu nội bộ.

Trong những trường hợp này, người lao động không chỉ nên mà còn phải từ chối nếu không muốn vô tình vi phạm pháp luật hoặc nội quy công ty.

Cách viết email phản hồi để từ chối giao việc sai quy định

Viết email từ chối không đơn thuần là nói “không”. Một email từ chối hiệu quả cần vừa khéo léo, vừa rõ ràng về lập luận pháp lý, thể hiện tinh thần tôn trọng nhưng vẫn giữ nguyên tắc cá nhân. Dưới đây là hướng dẫn 5 bước cụ thể:

1. Mở đầu lịch sự – xác nhận đã nhận nhiệm vụ

Dù nội dung không hợp lý, email vẫn nên mở đầu bằng sự chuyên nghiệp. Câu mở đầu có thể như sau:

“Em đã nhận được email phân công công việc liên quan đến [tên công việc] vào ngày [ngày tháng] từ anh/chị.”

Việc xác nhận giúp chứng minh rằng bạn đã nhận thông tin, không phớt lờ – đồng thời tạo tiền đề cho phản hồi rõ ràng hơn sau đó.

2. Xác định lý do không thể thực hiện – dựa trên cơ sở pháp lý hoặc quy định nội bộ

Đây là phần trọng tâm. Người viết cần nêu rõ lý do dựa trên các quy định cụ thể, tránh đưa ra lý do cảm tính. Ví dụ:

• “Theo Điều 10, Luật Kế toán 2015, kế toán viên có quyền từ chối thực hiện nghiệp vụ không đúng pháp luật. Yêu cầu thực hiện [ghi nhận chi phí không chứng từ / ký hợp đồng thay người đại diện pháp luật…] hiện tại không đáp ứng điều kiện về chứng từ theo Thông tư 200/2014/TT-BTC nên em không thể thực hiện.”
• “Căn cứ nội quy công ty ban hành ngày… về phân quyền nhiệm vụ, em không thuộc nhóm được giao nhiệm vụ này nên xin phép không tiếp nhận.”

Nếu nội dung chưa có quy định pháp luật cụ thể, có thể viện dẫn quy trình nội bộ, quy chế ký duyệt, phân quyền ban hành trong doanh nghiệp.

3. Đề xuất hướng xử lý thay thế (nếu có)

Để tránh bị đánh giá là “cứng nhắc”, bạn có thể đưa ra giải pháp thay thế nếu thấy phù hợp:

• “Trong trường hợp cần xác minh nghiệp vụ, em có thể phối hợp bộ phận pháp chế để xử lý đúng quy trình.”
• “Nếu anh/chị cần người hỗ trợ lưu hồ sơ theo hướng dẫn, em có thể chuyển sang bộ phận hành chính để phối hợp.”

Việc này giúp bạn thể hiện tinh thần cầu thị, đồng thời vẫn giữ nguyên lập trường.

4. Đề nghị xác nhận lại bằng văn bản nếu vẫn yêu cầu thực hiện

Nếu phía trên vẫn kiên quyết yêu cầu bạn thực hiện, hãy chủ động xin văn bản chỉ đạo có chữ ký – đóng dấu để làm căn cứ bảo vệ bản thân:

“Trường hợp anh/chị vẫn yêu cầu thực hiện công việc này, em kính đề nghị được nhận văn bản phân công có chữ ký xác nhận từ lãnh đạo để thực hiện đúng quy trình và có cơ sở lưu trữ kế toán.”

Đây là bước đặc biệt quan trọng để ngăn chặn việc bị đổ trách nhiệm trong tương lai.

5. Kết thư đúng mực, giữ quan hệ nội bộ

Cuối thư, hãy thể hiện thái độ cầu thị, hợp tác, không mang cảm xúc đối đầu:

“Mong anh/chị thông cảm và hỗ trợ để em có thể thực hiện công việc đúng quy định. Rất mong nhận được phản hồi trong thời gian sớm nhất để phối hợp kịp thời.”

“Trân trọng cảm ơn anh/chị. Em sẵn sàng phối hợp khi công việc được phân công phù hợp và hợp lệ.”

Mẫu email từ chối giao việc sai quy định

Dưới đây là mẫu email minh họa để bạn có thể tùy chỉnh khi cần thiết:

Tiêu đề: Phản hồi về phân công công việc ngày [dd/mm/yyyy]

Kính gửi anh/chị [Tên người giao việc],

Em đã nhận được email phân công thực hiện công việc [mô tả nhiệm vụ] vào ngày [dd/mm/yyyy]. Sau khi xem xét nội dung và đối chiếu với quy định pháp luật hiện hành, em nhận thấy:

• Công việc hiện chưa có đủ chứng từ hợp lệ theo quy định tại Thông tư 200/2014/TT-BTC;
• Nội dung liên quan vượt ngoài phạm vi chức năng/phân quyền được quy định trong quy chế công ty ban hành ngày [ngày].

Do đó, em xin phép từ chối tiếp nhận nhiệm vụ trên để đảm bảo thực hiện đúng quy định pháp luật và nội quy doanh nghiệp.

Trường hợp anh/chị vẫn cần em thực hiện, kính mong nhận được văn bản phân công chính thức có xác nhận từ lãnh đạo để em thực hiện đúng quy trình và đảm bảo lưu trữ hồ sơ phù hợp.

Rất mong anh/chị thông cảm và hỗ trợ để công việc được tiến hành đúng quy định.

Trân trọng,
[Họ tên] – [Chức vụ]
[Email công ty] | [Số điện thoại]

Trong môi trường doanh nghiệp hiện đại, nơi các quyết định được thực hiện nhanh chóng qua email, kế toán và hành chính không thể làm việc theo cảm tính hay dựa vào “kinh nghiệm”. Họ cần biết khi nào có quyền từ chối – từ chối thế nào – và dựa vào đâu để bảo vệ bản thân.

Nếu bạn là kế toán, hành chính, tài chính hoặc đang kiêm nhiệm thêm chức năng pháp chế nội bộ, đừng bỏ qua cơ hội nâng cao năng lực viết phản hồi đúng luật, hiểu đúng quyền hạn của mình và xử lý tình huống sai phạm nội bộ một cách bài bản.

Tham khảo ngay khóa học đặc biệt dành riêng cho bạn: Khóa học Pháp chế đa nhiệm – Thiết kế riêng cho kế toán tài chính kiêm nhiệm pháp chế công ty do đội ngũ chuyên gia Pháp chế ICA thiết kế thực chiến, thực tiễn, cập nhật đầy đủ tình huống nội bộ doanh nghiệp. Học để làm chủ vai trò, chứ không chỉ làm đúng phần việc.

Mời bạn xem thêm:

• Quy trình xử lý khi phát hiện hóa đơn có dấu hiệu giả hoặc mạo danh
• Kế toán cần làm gì khi bị ép ghi nhận doanh thu/chi phí không có chứng từ hợp lệ?
• Hành chính – kế toán bị thanh tra yêu cầu cung cấp hồ sơ không đúng thẩm quyền, phải làm gì?

Trong quá trình làm việc tại doanh nghiệp, nhân sự hành chính – kế toán thường xuyên phải tiếp xúc với các đoàn kiểm tra, thanh tra từ nhiều cơ quan nhà nước như thuế, bảo hiểm xã hội, lao động – thương binh – xã hội… Tuy nhiên, không phải lúc nào yêu cầu cung cấp hồ sơ, tài liệu từ phía đoàn kiểm tra cũng đúng thẩm quyền, đúng trình tự. Vậy trong trường hợp hành chính – kế toán bị thanh tra yêu cầu cung cấp hồ sơ không đúng thẩm quyền phải làm gì? Đây là câu hỏi thực tiễn quan trọng, ảnh hưởng đến cả pháp lý cá nhân và rủi ro doanh nghiệp.

Hiểu đúng về thẩm quyền yêu cầu cung cấp hồ sơ của các đoàn thanh tra, kiểm tra

Đầu tiên, để biết yêu cầu từ phía thanh tra có đúng thẩm quyền hay không, người làm công tác hành chính – kế toán cần nắm rõ thẩm quyền của từng loại cơ quan và điều kiện để được yêu cầu cung cấp hồ sơ.

a. Không phải cứ là “thanh tra” là có quyền

Nhiều người nhầm tưởng rằng bất kỳ đoàn thanh tra nào đến cũng có quyền yêu cầu xuất trình hồ sơ. Thực tế, chỉ những đoàn thanh tra/kiểm tra có quyết định bằng văn bản từ cấp có thẩm quyền mới đủ điều kiện yêu cầu doanh nghiệp cung cấp tài liệu.

Ví dụ:

• Thanh tra thuế chỉ được tiến hành khi có quyết định thanh tra thuế do Cục trưởng, Chi cục trưởng thuế ban hành, kèm kế hoạch được phê duyệt.
• Thanh tra bảo hiểm xã hội cần có quyết định từ Giám đốc BHXH cấp tỉnh/huyện.
• Các đoàn “kiểm tra liên ngành” cần quyết định kiểm tra liên ngành, nêu rõ thành phần, nội dung, thời hạn.

Việc một cá nhân hoặc tổ chức tự xưng “cơ quan chức năng” mà không xuất trình quyết định kiểm tra có dấu, có số, có ngày tháng… là không hợp lệ.

b. Có giới hạn về phạm vi yêu cầu

Ngay cả khi đoàn thanh tra có quyết định đúng, họ chỉ được yêu cầu cung cấp hồ sơ trong phạm vi nội dung ghi trong quyết định. Ví dụ:

• Nếu chỉ thanh tra lao động, họ không thể yêu cầu hồ sơ kế toán.
• Nếu chỉ thanh tra BHXH, họ không thể yêu cầu hợp đồng dịch vụ, sổ sách tài chính.

Việc yêu cầu vượt quá phạm vi là lạm quyền và người tiếp đoàn hoàn toàn có quyền từ chối.

Hành chính – kế toán bị thanh tra yêu cầu cung cấp hồ sơ không đúng thẩm quyền, phải làm gì?

Dưới đây là các bước hành chính – kế toán nên thực hiện nếu rơi vào tình huống này.

Bước 1: Yêu cầu xuất trình đầy đủ giấy tờ pháp lý

Ngay khi tiếp đoàn, người tiếp đoàn cần yêu cầu họ xuất trình các văn bản sau:

• Quyết định kiểm tra/thanh tra có chữ ký người có thẩm quyền;
• Thẻ ngành/công tác của từng thành viên đoàn;
• Giấy giới thiệu công tác (nếu có).

Nếu không có các giấy tờ này, doanh nghiệp hoàn toàn có quyền từ chối làm việc. Điều này được pháp luật bảo vệ nhằm tránh tình trạng giả danh, thanh tra “ngoài luồng”.

Bước 2: Đối chiếu nội dung quyết định với hồ sơ bị yêu cầu

Khi nhận được quyết định, cần đọc kỹ phạm vi nội dung kiểm tra được nêu trong quyết định:

• Nếu kiểm tra thuế thì chỉ cung cấp tài liệu liên quan đến thuế;
• Nếu kiểm tra BHXH thì không nhất thiết phải nộp bảng cân đối kế toán;
• Nếu chỉ kiểm tra một mảng nhỏ (như hợp đồng lao động), không cần xuất trình toàn bộ hợp đồng kinh tế.

Hãy ghi chú lại những yêu cầu nào không đúng phạm vi và có thái độ lịch sự từ chối.

Bước 3: Ghi rõ nội dung làm việc vào biên bản tiếp đoàn

Nếu đoàn kiểm tra vẫn đề nghị cung cấp hồ sơ không đúng thẩm quyền, người tiếp đoàn nên ghi rõ ý kiến của mình vào biên bản làm việc, ví dụ:

“Người tiếp đoàn đã đề nghị phía kiểm tra chỉ yêu cầu cung cấp tài liệu đúng theo nội dung và phạm vi quyết định số… ngày… Tuy nhiên đoàn vẫn tiếp tục đề nghị cung cấp tài liệu ngoài phạm vi nêu trên.”

Việc này giúp ghi nhận rõ ràng lập trường pháp lý của doanh nghiệp, tránh bị quy kết sai sau này.

Bước 4: Báo cáo ban lãnh đạo và xin ý kiến pháp chế nội bộ (nếu có)

Ngay sau buổi làm việc, cần:

• Gửi báo cáo nội bộ kèm bản chụp quyết định kiểm tra;
• Nếu doanh nghiệp có bộ phận pháp chế, cần xin ý kiến tư vấn;
• Trường hợp không có phòng pháp chế, nên tham khảo luật sư ngoài hoặc đơn vị cố vấn.

Bước 5: Trường hợp nghi ngờ vi phạm – có thể gửi đơn phản ánh

Trong tình huống có dấu hiệu ép buộc cung cấp hồ sơ trái pháp luật, hành chính – kế toán hoặc doanh nghiệp có thể:

• Gửi đơn phản ánh lên cơ quan cấp trên của đoàn kiểm tra;
• Gửi công văn yêu cầu làm rõ thẩm quyền, phạm vi kiểm tra;
• Lưu toàn bộ văn bản làm việc để làm bằng chứng trong trường hợp khiếu nại, tố cáo.

Những sai lầm cần tránh khi tiếp đoàn kiểm tra

1. Tự ý cung cấp toàn bộ hồ sơ mà không kiểm tra thẩm quyền

Nhiều kế toán/văn thư vì sợ làm mất lòng cán bộ thanh tra nên đã tự động photo, gửi toàn bộ tài liệu kể cả những phần không liên quan. Điều này có thể gây lộ bí mật doanh nghiệp, dẫn đến hậu quả về thuế, tài chính.

2. Không ghi biên bản, không lưu hồ sơ tiếp đoàn

Việc tiếp đoàn phải có biên bản làm việc. Nếu không lập biên bản, không ghi nhận rõ yêu cầu và phản hồi, sau này dễ gặp rắc rối khi bị quy trách nhiệm “không hợp tác” hoặc “cung cấp không đầy đủ”.

3. Ký nhận tài liệu mà không được phép

Hành chính – kế toán thường kiêm nhiệm việc giao nhận văn bản, hồ sơ. Tuy nhiên, không nên ký nhận bàn giao các tài liệu tài chính – pháp lý mà không có sự đồng ý của lãnh đạo.

Trong môi trường doanh nghiệp hiện đại, người làm công tác hành chính – kế toán không chỉ là “người làm giấy tờ”, mà còn là người gác cổng pháp lý đầu tiên. Việc hiểu và vận dụng đúng quy định về thanh tra, kiểm tra sẽ giúp bạn:

• Tránh bị lôi kéo vào sai phạm nội bộ;
• Bảo vệ bí mật doanh nghiệp;
• Tự tin xử lý khi tiếp đoàn kiểm tra bất ngờ.

Khóa học Pháp chế đa nhiệm dành riêng cho kế toán – tài chính kiêm nhiệm pháp chế của Pháp chế ICA chính là công cụ bạn cần.

• Học để biết làm đúng – từ chối đúng – ký đúng
• Trang bị tư duy pháp lý, bảo vệ bản thân và doanh nghiệp khỏi sai phạm
• Học online linh hoạt, thực hành tình huống thực tế

Tham khảo ngay tại: https://phapche.edu.vn/courses/khoa-hoc-phap-che-da-nhiem-thiet-ke-rieng-danh-cho-ke-toan-tai-chinh-kiem-nhiem-phap-che-cong-ty/

Mời bạn xem thêm:

• Kế toán viên bị đình chỉ hành nghề dịch vụ kế toán trong những trường hợp nào?
• Kế toán viên phải có bao nhiêu năm giữ ngạch thì mới được dự thi nâng ngạch kế toán viên chính?
• Luật Kế toán 2015 phân chia thành bao nhiêu đối tượng kế toán?

Trong thực tế hoạt động doanh nghiệp, kế toán không ít lần rơi vào tình huống “tiến thoái lưỡng nan” khi nhận được yêu cầu ghi nhận doanh thu hoặc chi phí mà không có chứng từ hợp lệ. Đây không chỉ là vấn đề nghiệp vụ mà còn là một rủi ro pháp lý tiềm ẩn. Vậy kế toán làm gì khi bị ép ghi nhận doanh thu/chi phí không có chứng từ hợp lệ? Câu trả lời không chỉ nằm ở kỹ năng nghiệp vụ mà còn yêu cầu hiểu rõ quyền – nghĩa vụ và giới hạn trách nhiệm của kế toán theo quy định pháp luật.

Căn cứ pháp lý xác định tính hợp lệ của chứng từ kế toán

Để có cơ sở xử lý tình huống một cách đúng đắn, kế toán trước tiên cần nắm rõ: thế nào là chứng từ kế toán hợp lệ?

Theo Điều 16 của Luật Kế toán 2015:

“Chứng từ kế toán là những giấy tờ, vật mang tin phản ánh nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh và đã hoàn thành, làm căn cứ ghi sổ kế toán.”

Một chứng từ kế toán hợp lệ phải có đầy đủ các nội dung chủ yếu sau:

• Tên gọi của chứng từ và số hiệu;
• Ngày, tháng, năm lập chứng từ;
• Tên, địa chỉ của cơ quan, tổ chức, đơn vị hoặc cá nhân lập và nhận chứng từ;
• Nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh;
• Số lượng, đơn giá và số tiền;
• Chữ ký của người lập, người duyệt và những người có liên quan đến nghiệp vụ kinh tế, tài chính đó.

Ngoài ra, Điều 6, Thông tư 200/2014/TT-BTC cũng hướng dẫn chi tiết về nguyên tắc lập và quản lý chứng từ kế toán trong doanh nghiệp. Theo đó, kế toán chỉ được ghi sổ kế toán khi có chứng từ kế toán hợp pháp, hợp lệ, hợp lý làm căn cứ.

Do đó, việc ghi nhận doanh thu/chi phí không có chứng từ hoặc chứng từ không hợp lệ sẽ vi phạm pháp luật về kế toán, và có thể dẫn đến các hậu quả nghiêm trọng, không chỉ với doanh nghiệp mà cả người làm kế toán.

Kế toán làm gì khi bị ép ghi nhận doanh thu/chi phí không có chứng từ hợp lệ?

Trong quá trình làm việc, không ít kế toán rơi vào thế “tiến thoái lưỡng nan” khi bị yêu cầu ghi nhận các khoản doanh thu hoặc chi phí nhưng lại không có chứng từ hợp lệ đi kèm. Vậy trong trường hợp này, kế toán có quyền từ chối không? Và nếu bị cấp trên ép buộc thì nên xử lý thế nào để vừa bảo vệ bản thân, vừa không ảnh hưởng nghiêm trọng đến quan hệ nội bộ?

Khi nào kế toán có quyền từ chối ghi nhận nghiệp vụ kế toán?

Theo Điều 10, Luật Kế toán 2015, kế toán viên hoàn toàn có quyền từ chối thực hiện nghiệp vụ kế toán trong một số trường hợp cụ thể:

• Nghiệp vụ đó không đúng quy định pháp luật;
• Chứng từ kế toán không đầy đủ, không hợp lệ hoặc có dấu hiệu giả mạo;
• Người ra lệnh ghi nhận không có thẩm quyền hoặc không có chỉ đạo bằng văn bản rõ ràng;
• Việc ghi nhận làm sai lệch báo cáo tài chính, ảnh hưởng nghĩa vụ thuế.

Ngoài ra, kế toán cũng có quyền yêu cầu giải trình, kiểm tra lại chứng từ, và đề xuất không thực hiện ghi nhận cho đến khi đảm bảo nghiệp vụ đó đáp ứng đúng quy định kế toán – thuế hiện hành. Những quyền này không chỉ là quyền chuyên môn, mà còn là quyền bảo vệ trách nhiệm pháp lý cá nhân của kế toán trước rủi ro bị truy cứu trách nhiệm dân sự, hành chính hoặc hình sự.

Kế toán làm gì khi bị ép ghi nhận doanh thu/chi phí không có chứng từ hợp lệ?

Tình huống bị “ép” ghi nhận doanh thu/chi phí không có chứng từ là điều không hiếm trong thực tế, đặc biệt tại các doanh nghiệp vừa và nhỏ hoặc doanh nghiệp có quy trình kiểm soát nội bộ lỏng lẻo. Để ứng phó đúng cách, kế toán nên thực hiện theo các bước sau:

1. Từ chối bằng căn cứ pháp lý rõ ràng

Trích dẫn Điều 16 Luật Kế toán, Thông tư 200/2014/TT-BTC, và các chuẩn mực kế toán.

Giải thích cho người ra lệnh thấy rằng: Ghi nhận một nghiệp vụ không có chứng từ hợp lệ là vi phạm pháp luật, và có thể:

• Bị xử phạt hành chính;
• Bị truy thu, truy cứu trách nhiệm trong kỳ thanh – kiểm tra thuế;
• Dẫn đến trách nhiệm cá nhân của người ghi nhận (kế toán).

2. Yêu cầu chỉ đạo bằng văn bản

Nếu người quản lý/giám đốc vẫn tiếp tục yêu cầu, kế toán có quyền đề nghị văn bản chỉ đạo cụ thể, có ký tên và đóng dấu.

Lý do:

• Văn bản là bằng chứng xác định trách nhiệm của người ra quyết định;
• Giúp bảo vệ kế toán trong trường hợp bị thanh tra, kiểm toán hoặc cơ quan điều tra xác minh;
• Làm rõ ranh giới trách nhiệm nội bộ, tránh “đổ lỗi” về sau.

Lưu ý: Văn bản cần được lưu kèm với hồ sơ kế toán liên quan, không để thất lạc hoặc chỉ trao đổi miệng.

3. Báo cáo lên cấp cao hơn hoặc Ban kiểm soát

Trường hợp nghi ngờ có vi phạm mang tính hệ thống hoặc tái diễn, kế toán có thể:

• Báo cáo bằng văn bản đến Hội đồng quản trị, Hội đồng thành viên, Ban kiểm soát nội bộ (nếu có);
• Đề nghị rà soát lại quy trình kiểm soát nội bộ;
• Yêu cầu ban hành quy định rõ ràng về quy trình ghi nhận doanh thu/chi phí.

Đây là cách bảo vệ chính đáng và cũng là biểu hiện của sự chuyên nghiệp trong môi trường làm việc tuân thủ pháp luật.

4. Lưu hồ sơ đầy đủ nếu buộc phải thực hiện

Nếu không thể từ chối và buộc phải ghi nhận, kế toán cần thực hiện một số bước để giảm thiểu rủi ro cá nhân:

• Ghi chú rõ ràng trong sổ kế toán: “Thực hiện theo chỉ đạo của… theo văn bản số… ngày…”
• Lưu giữ toàn bộ chứng từ có liên quan, kể cả email, tin nhắn, biên bản họp (nếu có);
• Nếu có người chứng kiến hoặc đồng nghiệp liên quan, có thể lập biên bản làm việc có chữ ký các bên.

Ghi nhận nhưng không “ngầm chịu trách nhiệm” là nguyên tắc bảo vệ mình trong các tình huống bất khả kháng.

5. Xem xét rủi ro pháp lý và báo cáo ra ngoài nếu cần

Trường hợp vi phạm nghiêm trọng, có dấu hiệu lừa đảo thuế, trốn thuế hoặc giả mạo chứng từ, kế toán nên:

• Tư vấn nội bộ cần dừng hành vi;
• Gửi báo cáo cảnh báo rủi ro cho người có thẩm quyền trong doanh nghiệp;
• Trong trường hợp không thể ngăn chặn, có thể liên hệ cơ quan chức năng để được hướng dẫn bảo vệ theo Luật tố cáo hoặc Luật phòng, chống tham nhũng.

Theo Điều 221 Bộ luật Hình sự 2015, kế toán có thể bị truy cứu hình sự nếu “lập sổ sách kế toán giả, làm sai lệch số liệu kế toán”. Mức phạt tù có thể lên tới 5 năm.

Mời bạn xem thêm:

• Chứng chỉ kế toán viên là gì?
• Trường hợp nhân viên kế toán không bàn giao hồ sơ khi chấm dứt hợp đồng bị phạt bao nhiêu tiền?
• Tốt nghiệp đại học Kế toán có thể trở thành Trưởng Ban kiểm soát của công ty cổ phần không?

Trong hoạt động tài chính của doanh nghiệp, vai trò của kế toán không chỉ dừng lại ở việc “ghi chép” mà còn là mắt xích quan trọng trong việc kiểm tra, kiểm soát và cảnh báo rủi ro pháp lý liên quan đến chứng từ kế toán. Tuy nhiên, trên thực tế, rất nhiều kế toán – đặc biệt tại các doanh nghiệp vừa và nhỏ – ngần ngại hoặc không dám yêu cầu kiểm tra lại chứng từ trước khi hạch toán, vì sợ bị đánh giá là “làm khó”, “chậm tiến độ” hoặc “vượt quyền”. Vậy kế toán có được yêu cầu kiểm tra lại chứng từ trước khi hạch toán không? Và nếu có thì căn cứ pháp lý nào quy định điều đó? Trong bài viết này, chúng ta sẽ cùng làm rõ quyền – trách nhiệm pháp lý của kế toán trong việc kiểm tra chứng từ, các tình huống thực tiễn dễ gặp và cách xử lý đúng quy định.

Kế toán có được yêu cầu kiểm tra lại chứng từ trước khi hạch toán không?

Theo Luật Kế toán 2015, kế toán không chỉ có quyền mà còn có nghĩa vụ kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp của chứng từ trước khi ghi sổ kế toán. Cụ thể:

Điều 16 – Luật Kế toán 2015 quy định:

“Chứng từ kế toán là căn cứ để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính. Chứng từ kế toán phải có đầy đủ các nội dung chủ yếu theo quy định.”

Điều 19 – Kiểm tra, xử lý chứng từ kế toán: “Chứng từ kế toán trước khi ghi sổ kế toán phải được kiểm tra. Người lập, người duyệt và kế toán viên có liên quan phải chịu trách nhiệm về nội dung của chứng từ kế toán.”

Như vậy, kế toán không phải là người chỉ ghi nhận một cách bị động. Họ có toàn quyền (và bắt buộc) phải kiểm tra:

• Tính đầy đủ (có đủ các nội dung theo luật định hay chưa)
• Tính hợp pháp (có đúng quy định pháp luật hay không)
• Tính hợp lý (phản ánh đúng bản chất nghiệp vụ hay không)

Nếu phát hiện có dấu hiệu sai sót, bất hợp lý hoặc không rõ ràng, kế toán có quyền yêu cầu bổ sung, làm rõ hoặc từ chối hạch toán.

Khi phát hiện dấu hiệu bất thường hoặc nghi ngờ về tính hợp lệ của chứng từ, kế toán nên xử lý theo quy trình sau:

Bước 1: Ghi nhận nghi vấn bằng văn bản

• Gửi email/phiếu đề nghị kiểm tra lại chứng từ
• Nêu rõ nội dung chưa rõ, chưa hợp lệ hoặc cần xác minh

Bước 2: Yêu cầu bổ sung tài liệu kèm theo

• Giấy ủy quyền, hợp đồng gốc, hóa đơn điều chỉnh, biên bản đối chiếu
• Tài liệu chứng minh bản chất nghiệp vụ

Bước 3: Báo cáo người có thẩm quyền (kế toán trưởng, giám đốc…)

Nếu sau khi kiểm tra vẫn không đảm bảo tính hợp lệ, kế toán có thể đề xuất:

• Không ghi nhận
• Ghi nhận có điều kiện (nêu rõ trong biên bản nội bộ)
• Chuyển cho bộ phận pháp chế xử lý (nếu có)

Bước 4: Lưu lại hồ sơ kiểm tra

Kèm theo ghi chú hoặc biên bản làm việc để làm căn cứ chứng minh đã thực hiện đúng chức năng kiểm soát

Tình huống thực tế kế toán nên yêu cầu kiểm tra lại chứng từ

a) Chứng từ thiếu thông tin bắt buộc

Ví dụ:

• Hóa đơn không có mã số thuế người bán
• Phiếu chi không có chữ ký người nhận tiền
• Hợp đồng chưa có đầy đủ chữ ký, dấu của các bên

→ Kế toán không nên hạch toán, vì chứng từ chưa đầy đủ giá trị pháp lý.

b) Nội dung chứng từ không đúng bản chất giao dịch

Ví dụ:

• Hóa đơn ghi “mua hàng hóa” nhưng thực chất là chi tạm ứng
• Biên bản nghiệm thu “điều chỉnh khối lượng” mà không có cơ sở kỹ thuật kèm theo

→ Kế toán cần yêu cầu làm rõ bản chất trước khi ghi nhận.

c) Có dấu hiệu lập khống, hợp thức hóa chứng từ

Ví dụ:

• Hóa đơn đầu vào có giá trị lớn nhưng không có hàng hóa kèm theo
• Hợp đồng ký “lùi ngày” để hợp thức hóa chi phí phát sinh trước đó

→ Đây là tình huống tiềm ẩn rủi ro rất lớn về thuế, kế toán cần cẩn trọng.

d) Người ký chứng từ không có thẩm quyền

Nếu kế toán phát hiện chứng từ được ký bởi nhân viên không được ủy quyền, hoặc không có văn bản ủy quyền hợp pháp, thì cần từ chối hạch toán cho đến khi được xác minh lại.

Kế toán có thể bị quy trách nhiệm nếu không kiểm tra chứng từ?

Câu trả lời là CÓ.

Theo Luật Kế toán, người thực hiện ghi nhận nghiệp vụ phải chịu trách nhiệm với nghiệp vụ đó. Nếu sau này phát hiện:

• Chứng từ giả, chứng từ khống
• Chứng từ không phản ánh đúng bản chất
• Thanh toán sai đối tượng, sai thời điểm

→ Kế toán có thể bị xử lý kỷ luật, bị phạt hành chính hoặc bị xem xét trách nhiệm hình sự, tùy theo mức độ thiệt hại và hậu quả gây ra.

Do đó, việc yêu cầu kiểm tra lại chứng từ trước khi hạch toán là quyền, là nghĩa vụ, và là “lá chắn” pháp lý đầu tiên mà kế toán nên chủ động sử dụng.

Với câu hỏi: “Kế toán có được yêu cầu kiểm tra lại chứng từ trước khi hạch toán không?”, câu trả lời là: Hoàn toàn có – và cần làm như vậy để bảo vệ quyền lợi cho doanh nghiệp và chính bản thân kế toán. Việc kiểm tra chứng từ không phải là sự nghi ngờ vô cớ, mà là trách nhiệm nghề nghiệp theo luật định. Việc này giúp doanh nghiệp tránh rủi ro về thuế, tài chính, tranh chấp hợp đồng và tránh những hậu quả pháp lý nghiêm trọng về sau.

Nếu bạn là kế toán, kế toán trưởng hoặc người đang đảm nhiệm kiểm soát nội bộ – thanh toán – hành chính – pháp lý tại doanh nghiệp, thì việc trang bị kiến thức pháp lý chuyên sâu cho vị trí kế toán là điều tối quan trọng.

Đừng bỏ lỡ khóa học thực chiến: Khóa học “Pháp chế đa nhiệm” – Thiết kế riêng cho kế toán – tài chính – kiểm soát nội bộ kiêm nhiệm pháp lý doanh nghiệp.

Xem chi tiết và đăng ký tại: https://phapche.edu.vn/courses/khoa-hoc-phap-che-da-nhiem-thiet-ke-rieng-danh-cho-ke-toan-tai-chinh-kiem-nhiem-phap-che-cong-ty/

Mời bạn xem thêm:

• Kế toán có được quyền yêu cầu kiểm tra lại chứng từ trước khi hạch toán không?
• Khi nào kế toán có quyền từ chối thanh toán một khoản chi phí?
• Cách xử lý khi phát hiện hợp đồng không có chữ ký của người có thẩm quyền

Trong hoạt động của doanh nghiệp, hợp đồng là căn cứ pháp lý ràng buộc quyền và nghĩa vụ giữa các bên. Tuy nhiên, không ít trường hợp, bộ phận kế toán – hành chính – pháp chế hoặc chính giám đốc doanh nghiệp phát hiện ra rằng hợp đồng được ký nhưng không có chữ ký của người có thẩm quyền. Vấn đề đặt ra là: hợp đồng đó có giá trị pháp lý không? Doanh nghiệp có bắt buộc phải thực hiện nghĩa vụ theo hợp đồng? Và cách xử lý khi phát hiện hợp đồng không có chữ ký của người có thẩm quyền như thế nào để tránh rủi ro?

Bài viết dưới đây sẽ phân tích căn cứ pháp lý, các tình huống thường gặp và hướng xử lý phù hợp, đặc biệt dành cho kế toán – hành chính – tài chính đang tham gia kiểm soát chứng từ, chi phí và pháp lý nội bộ.

Người có thẩm quyền ký hợp đồng là ai?

Ở nhiều doanh nghiệp, bộ phận kế toán – hành chính – pháp chế thường tiếp nhận hợp đồng đã ký sẵn và chỉ thực hiện các bước sau đó như thanh toán, lưu trữ, đối chiếu thuế. Tuy nhiên, nếu không kiểm tra kỹ người ký hợp đồng, có thể phát sinh rủi ro như:

• Thanh toán cho hợp đồng vô hiệu, dẫn đến khó thu hồi tiền khi có tranh chấp.
• Không được khấu trừ thuế nếu hóa đơn phát sinh từ hợp đồng vô hiệu.
• Bị truy cứu trách nhiệm nội bộ vì không thực hiện đúng quy trình kiểm soát pháp lý trước thanh toán.

Vì vậy, việc xác minh người ký hợp đồng không chỉ là nhiệm vụ của pháp chế, mà cũng là một phần quan trọng trong công việc của kế toán – hành chính – kiểm soát chi phí.

Để xác định hợp đồng có hiệu lực hay không, yếu tố đầu tiên cần xem xét là người ký có đủ tư cách đại diện pháp luật hoặc đại diện ủy quyền hợp pháp không.

Theo Bộ luật Dân sự 2015, việc đại diện được phân làm 2 loại:

• Đại diện theo pháp luật: Là người được pháp luật quy định hoặc cơ quan đăng ký doanh nghiệp ghi nhận, ví dụ như Giám đốc, Tổng Giám đốc, Chủ tịch công ty.
• Đại diện theo ủy quyền: Là người được đại diện theo pháp luật ủy quyền bằng văn bản hợp lệ, thể hiện rõ phạm vi, thời hạn và nội dung ủy quyền.

Như vậy, nếu hợp đồng được ký bởi một người không phải là đại diện theo pháp luật và không có giấy ủy quyền hợp lệ, thì:

• Hợp đồng có nguy cơ bị vô hiệu.
• Bên còn lại có thể miễn trừ trách nhiệm, từ chối nghĩa vụ thanh toán hoặc không thực hiện hợp đồng.
• Doanh nghiệp có thể đối mặt với tranh chấp nếu hợp đồng đã được thực hiện một phần.

Một số dấu hiệu thường gặp cho thấy hợp đồng có thể chưa được ký đúng thẩm quyền:

• Người ký là trưởng phòng, nhân viên kinh doanh, nhưng không có văn bản ủy quyền từ giám đốc.
• Người ký không có tên trong giấy đăng ký doanh nghiệp.
• Hợp đồng không ghi rõ căn cứ ủy quyền, hoặc chỉ ghi “được ủy quyền” nhưng không kèm theo giấy tờ.
• Không có dấu doanh nghiệp hoặc dấu của người đại diện (trong trường hợp cá nhân kinh doanh).

Khi phát hiện các dấu hiệu trên, người tiếp nhận cần kiểm tra ngay các tài liệu đi kèm để đánh giá hiệu lực của hợp đồng.

Cách xử lý khi phát hiện hợp đồng không có chữ ký của người có thẩm quyền

Khi tiếp nhận hợp đồng không có chữ ký đúng thẩm quyền, bạn có thể thực hiện quy trình xử lý như sau:

Bước 1: Kiểm tra các tài liệu kèm theo

• Giấy đăng ký kinh doanh (để xác định ai là đại diện theo pháp luật).
• Giấy ủy quyền (nếu người ký là người khác).
• Biên bản họp, phân quyền nội bộ (nếu có cơ chế phân quyền đặc biệt).

→ Nếu không có các tài liệu trên, bạn có cơ sở nghi ngờ về tính hợp lệ của hợp đồng.

Bước 2: Tham vấn phòng pháp chế (nếu có) hoặc người có thẩm quyền

• Thông báo cho người có thẩm quyền về vấn đề phát hiện.
• Đề xuất tạm dừng thanh toán, thực hiện nghĩa vụ hợp đồng cho đến khi xác minh rõ ràng.
• Lập biên bản nội bộ hoặc gửi email chính thức ghi nhận sự việc.

Bước 3: Đề xuất ký lại hoặc xác nhận lại

• Nếu các bên vẫn muốn tiếp tục hợp đồng, có thể:
  • Ký lại hợp đồng với đúng người đại diện pháp luật.
  • Ban hành văn bản xác nhận nội dung, hợp thức hóa bằng phụ lục hợp đồng hoặc biên bản bổ sung.
• Trường hợp không thể ký lại, có thể phải đàm phán lại toàn bộ giao dịch để đảm bảo tính pháp lý.

Bước 4: Ghi chú vào hồ sơ kế toán – thanh toán

• Đính kèm nội dung xác minh vào hồ sơ lưu trữ để bảo vệ trách nhiệm kế toán trong trường hợp hợp đồng có rủi ro pháp lý sau này.
• Nếu vẫn phải thực hiện thanh toán, cần có chỉ đạo rõ ràng bằng văn bản từ người có thẩm quyền.

Qua bài viết, chúng ta thấy rằng hợp đồng không có chữ ký của người có thẩm quyền có thể dẫn đến rủi ro vô hiệu, tranh chấp không thể bảo vệ quyền lợi và thiệt hại tài chính cho doanh nghiệp. Vì vậy, việc kiểm tra tính hợp lệ của chữ ký trên hợp đồng không chỉ là trách nhiệm của pháp chế, mà còn liên quan chặt chẽ đến công việc của kế toán – hành chính – tài chính.

Bạn là kế toán, kế toán trưởng, người kiểm soát nội bộ, hay kiêm nhiệm pháp chế – hành chính tại doanh nghiệp? Bạn đã từng lúng túng khi nhận được hợp đồng có dấu hiệu sai phạm? Hay bạn đang lo ngại mình bị quy trách nhiệm nếu xử lý thiếu thận trọng?

Đừng lo, bạn hoàn toàn có thể trang bị kiến thức và kỹ năng pháp lý nền tảng qua khóa học thực tế từ Pháp chế ICA: Khóa học “Pháp chế đa nhiệm” – Thiết kế riêng cho kế toán – tài chính – kiểm soát viên kiêm nhiệm pháp chế

Tìm hiểu chi tiết và đăng ký tại: https://phapche.edu.vn/courses/khoa-hoc-phap-che-da-nhiem-thiet-ke-rieng-danh-cho-ke-toan-tai-chinh-kiem-nhiem-phap-che-cong-ty/

Mời bạn xem thêm:

• Các lỗi pháp lý của kế toán khiến doanh nghiệp bị phạt nặng
• Trường hợp nào kế toán bị xem là đồng phạm với giám đốc
• Kế toán làm việc không có quyết định bổ nhiệm thì các chứng từ có bị vô hiệu không?

Trong các doanh nghiệp vừa và nhỏ, kế toán thường bị xem là bộ phận “thủ tục” – chỉ có nhiệm vụ tiếp nhận chứng từ và làm theo yêu cầu từ các phòng ban khác hoặc lãnh đạo. Tuy nhiên, trên phương diện pháp lý, kế toán không chỉ là người “ghi sổ” mà còn là một mắt xích quan trọng trong việc kiểm soát và ngăn ngừa rủi ro tài chính. Câu hỏi đặt ra là: Khi nào kế toán có quyền từ chối thanh toán một khoản chi phí?

Liệu kế toán có bị xem là “vượt quyền” nếu từ chối chi khoản tiền mà sếp đã duyệt? Hay đó là hành động đúng đắn, thể hiện sự tuân thủ pháp luật và trách nhiệm nghề nghiệp? Bài viết này sẽ giúp bạn hiểu rõ căn cứ pháp lý, các tình huống thực tế và quy trình xử lý phù hợp khi kế toán cần từ chối thanh toán một khoản chi phí.

Khi nào kế toán có quyền từ chối thanh toán một khoản chi phí?

Cơ sở pháp lý về trách nhiệm và quyền hạn của kế toán

Theo Điều 5 – Luật Kế toán 2015, một trong những nguyên tắc quan trọng trong công tác kế toán là:

“Phản ánh trung thực, đầy đủ, kịp thời, rõ ràng, dễ hiểu, chính xác, khách quan và đúng bản chất của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh.”

Điều này đồng nghĩa với việc, kế toán không chỉ thực hiện ghi nhận mà còn có vai trò kiểm tra, kiểm soát thông tin, hồ sơ chứng từ trước khi thực hiện thanh toán.

Cụ thể hơn, Điều 16 – Luật Kế toán 2015 quy định:

“Chứng từ kế toán là căn cứ để ghi sổ kế toán và thanh toán. Chứng từ phải có đầy đủ các nội dung chủ yếu và chỉ được sử dụng khi hợp pháp, hợp lệ.”

Như vậy, nếu kế toán phát hiện khoản chi:

• Không có chứng từ hoặc chứng từ không hợp pháp
• Không rõ bản chất nghiệp vụ
• Không đúng đối tượng chi
• Không đúng hạn mức theo quy chế nội bộ → thì hoàn toàn có quyền từ chối thanh toán.

Các trường hợp kế toán có quyền và cần từ chối thanh toán

Dưới đây là các tình huống thực tế phổ biến mà kế toán nên xem xét nghiêm túc quyền từ chối thanh toán để bảo vệ doanh nghiệp – và chính mình:

a. Chứng từ không đầy đủ, không hợp lệ

Một khoản chi dù được giám đốc duyệt nhưng nếu:

• Hóa đơn sai sót thông tin (tên đơn vị, mã số thuế…)
• Biên bản nghiệm thu thiếu chữ ký
• Không có hợp đồng hoặc hợp đồng chưa ký kết đầy đủ
• Thanh toán không đúng thời hạn hợp đồng → đều là căn cứ để kế toán từ chối chi cho đến khi hồ sơ được bổ sung, điều chỉnh.

b. Khoản chi không đúng quy chế tài chính nội bộ

Ví dụ:

• Công ty quy định mức chi tiếp khách tối đa 2 triệu/lần nhưng phòng ban gửi đề nghị chi 5 triệu mà không có phê duyệt bổ sung.
• Khoản chi vượt thẩm quyền người ký đề nghị thanh toán.

Trong các trường hợp này, kế toán có trách nhiệm kiểm tra và từ chối thanh toán nếu không có quyết định đặc cách hoặc điều chỉnh rõ ràng từ người có thẩm quyền cao hơn.

c. Chi phí không phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh

Ví dụ:

• Đề nghị chi quà tặng cho cá nhân ngoài doanh nghiệp, không có lý do liên quan đến hoạt động kinh doanh.
• Thanh toán chi phí phạt vi phạm hành chính (không được trừ thuế) nhưng không có quyết định xử phạt chính thức, chỉ dựa vào bản sao mờ không có dấu đỏ.

Những khoản chi này tiềm ẩn rủi ro về thuế và pháp lý. Kế toán nên đề xuất kiểm tra kỹ trước khi thanh toán.

d. Chi không đúng đối tượng hoặc thanh toán trùng

• Thanh toán 2 lần cho một hóa đơn
• Gửi tiền vào tài khoản không trùng tên người nhận trên chứng từ
• Chi cho người không liên quan nghiệp vụ

Trong các trường hợp này, dù chỉ là sai sót nghiệp vụ, nhưng nếu kế toán không phát hiện và xử lý, vẫn có thể bị quy trách nhiệm khi kiểm toán hoặc cơ quan chức năng thanh tra.

e. Có dấu hiệu gian lận, chi khống

Nếu kế toán phát hiện:

• Bằng chứng chi không rõ ràng
• Hóa đơn mua hàng nhưng thực tế không nhập kho
• Hồ sơ làm giả để hợp thức hóa khoản chi → cần tạm dừng thanh toán và báo cáo ngay với người có thẩm quyền để xác minh thêm.

Kế toán có thể từ chối thanh toán thế nào để không bị “mang tiếng”?

Thực tế tại nhiều doanh nghiệp, kế toán ngại va chạm, không dám từ chối vì sợ bị đánh giá là “khó khăn”, “không hợp tác”. Tuy nhiên, nếu thực hiện đúng quy trình sau, bạn có thể vừa bảo vệ bản thân, vừa xử lý chuyên nghiệp:

• Ghi nhận nội dung vướng mắc bằng văn bản (email, công văn nội bộ…) nêu rõ lý do chưa thể thanh toán (thiếu chứng từ, sai quy trình…)
• Yêu cầu bổ sung hoặc xác minh chứng từ nếu hồ sơ được điều chỉnh đầy đủ, kế toán tiến hành thanh toán như bình thường.
• Báo cáo cấp có thẩm quyền (trưởng phòng, giám đốc) trong trường hợp vẫn yêu cầu chi dù kế toán không đồng ý, cần yêu cầu có chỉ đạo bằng văn bản để làm căn cứ bảo vệ trách nhiệm về sau.
• Lập biên bản nội bộ nếu cần và với những trường hợp nhạy cảm, nghi ngờ gian lận, cần mời phòng pháp chế hoặc bộ phận liên quan cùng lập biên bản xác minh.

Trở lại với câu hỏi ban đầu: Khi nào kế toán có quyền từ chối thanh toán một khoản chi phí? Câu trả lời là khi khoản chi không có căn cứ pháp lý, không hợp lệ về chứng từ, không đúng quy chế nội bộ, có dấu hiệu gian lận hoặc gây rủi ro cho doanh nghiệp. Trong những tình huống đó, từ chối thanh toán không phải là “chống đối”, mà là thể hiện sự chuyên nghiệp và tuân thủ pháp luật.

Tuy nhiên, để đủ tự tin nói “KHÔNG”, kế toán cần trang bị kiến thức pháp lý – không chỉ hiểu quy định kế toán, mà còn nắm được quy trình kiểm soát nội bộ, quyền – trách nhiệm pháp lý, cách phản biện thuyết phục, và xử lý mâu thuẫn với các bộ phận khác.

Nếu bạn đang là kế toán, kế toán trưởng, hoặc người kiêm nhiệm cả hành chính – tài chính – pháp lý, hãy chủ động học thêm về pháp chế nội bộ và kỹ năng kiểm soát rủi ro tài chính. Tìm hiểu khóa học tại đây:
https://phapche.edu.vn/courses/khoa-hoc-phap-che-da-nhiem-thiet-ke-rieng-danh-cho-ke-toan-tai-chinh-kiem-nhiem-phap-che-cong-ty/

Mời bạn xem thêm:

• Trường hợp nào kế toán phải bồi thường thiệt hại cho doanh nghiệp?
• Kế toán có thể từ chối ký chứng từ không đúng quy định không?
• Ký hợp đồng lao động sai hành chính nhân sự có thể bị liên đới thế nào?

Trong hoạt động của doanh nghiệp, kế toán là người trực tiếp tiếp nhận chứng từ, định khoản nghiệp vụ và ghi sổ kế toán. Nhưng không phải lúc nào chứng từ cũng đầy đủ, hợp lệ hoặc phản ánh đúng bản chất giao dịch. Vậy kế toán có được quyền yêu cầu kiểm tra lại chứng từ trước khi hạch toán không? Đây là một trong những câu hỏi thường gặp và gây tranh cãi trong nội bộ các doanh nghiệp, nhất là những đơn vị chưa có phòng pháp chế hoặc không rõ ràng về phân quyền trách nhiệm. Bài viết này sẽ phân tích cơ sở pháp lý, quyền hạn của kế toán trong việc kiểm tra chứng từ, cũng như những rủi ro pháp lý nếu kế toán không thực hiện đúng vai trò của mình.

Kế toán có được quyền yêu cầu kiểm tra lại chứng từ trước khi hạch toán không?

Cơ sở pháp lý về quyền kiểm tra chứng từ của kế toán

Luật Kế toán 2015 và các văn bản hướng dẫn liên quan đã quy định khá rõ vai trò của kế toán trong việc tiếp nhận và xử lý chứng từ kế toán. Cụ thể:

Điều 16 – Luật Kế toán 2015 nêu rõ: “Chứng từ kế toán là căn cứ để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính. Chứng từ kế toán phải có đầy đủ các nội dung chủ yếu theo quy định.”

Điều 19 – Luật Kế toán 2015 quy định về việc kiểm tra chứng từ: “Chứng từ kế toán trước khi ghi sổ kế toán phải được kiểm tra. Người lập, người duyệt và kế toán viên có liên quan phải chịu trách nhiệm về nội dung của chứng từ kế toán.”

Theo đó, kế toán không chỉ có quyền mà còn có nghĩa vụ kiểm tra tính đầy đủ, hợp lệ, hợp pháp của chứng từ trước khi hạch toán.

Điều này có nghĩa là nếu phát hiện chứng từ có dấu hiệu bất thường, sai sót hoặc không rõ ràng về bản chất nghiệp vụ, kế toán có quyền yêu cầu kiểm tra lại hoặc đề xuất dừng ghi nhận kế toán cho đến khi có xác minh, bổ sung đầy đủ.

Trách nhiệm pháp lý nếu kế toán hạch toán sai do chứng từ sai lệch

Không ít kế toán rơi vào tình huống “dở khóc dở cười” khi cấp trên giao chứng từ, yêu cầu hạch toán gấp, dù chứng từ không rõ ràng hoặc có dấu hiệu không hợp lệ. Nếu kế toán vẫn thực hiện theo chỉ đạo mà không ghi nhận ý kiến phản đối hoặc yêu cầu kiểm tra lại thì:

Họ phải chịu trách nhiệm liên đới nếu sau này cơ quan thuế kiểm tra và kết luận doanh nghiệp sử dụng chứng từ không hợp pháp, dẫn đến truy thu, xử phạt.

Trong một số trường hợp nghiêm trọng, nếu chứng từ có liên quan đến hành vi gian lận thuế, che giấu doanh thu, kế toán có thể bị xem xét trách nhiệm hình sự, đặc biệt nếu không có tài liệu chứng minh việc mình đã phản ánh rủi ro với người có thẩm quyền.

Như vậy, không chỉ có quyền, kế toán còn phải chủ động kiểm tra lại chứng từ nếu phát hiện có sai sót hoặc nghi ngờ về tính pháp lý của tài liệu.

Các tình huống thực tế thường gặp khiến kế toán cần kiểm tra lại chứng từ

a. Chứng từ thiếu chữ ký, thiếu dấu

Ví dụ: Hóa đơn giá trị gia tăng đầu vào chỉ có chữ ký người bán nhưng không có dấu doanh nghiệp. Với các doanh nghiệp nhỏ hoặc hộ cá thể, đây là lỗi khá phổ biến. Kế toán cần xác minh lại xem đơn vị phát hành hóa đơn có hợp pháp không, hóa đơn có bị làm giả hay không.

b. Chứng từ thể hiện giao dịch không có thật

Trường hợp công ty mua hóa đơn đầu vào để nâng chi phí, không có hàng hóa đi kèm. Nếu kế toán “nhắm mắt cho qua” vẫn ghi nhận chi phí thì khi cơ quan thuế phát hiện, có thể dẫn đến truy thu, phạt, và cá nhân kế toán có thể bị quy trách nhiệm “tiếp tay”.

c. Chứng từ ghi sai bản chất giao dịch

Ví dụ: Ghi nhận mua hàng nhưng thực chất là trả hàng; ghi nhận chi phí nhưng thực chất là ứng trước cho cá nhân. Đây là trường hợp phổ biến trong các doanh nghiệp vừa và nhỏ. Kế toán cần kiểm tra lại các giao dịch gốc, đối chiếu với hợp đồng hoặc biên bản để đảm bảo phản ánh đúng bản chất.

d. Chứng từ được ký sau khi giao dịch đã xảy ra

Một số đơn vị có thói quen “ký lùi”, hợp thức hóa chứng từ sau khi giao dịch đã hoàn tất. Nếu xảy ra sai phạm, kế toán sẽ khó chứng minh mình không tham gia quá trình gian lận.

Cách xử lý khi phát hiện chứng từ bất thường

Khi gặp trường hợp chứng từ có vấn đề, kế toán nên thực hiện theo các bước sau:

• Ghi nhận bằng văn bản (email, biên bản nội bộ…) về việc chứng từ không hợp lệ, đề nghị bổ sung hoặc xác minh lại.
• Báo cáo cấp trên có thẩm quyền (Giám đốc, Trưởng phòng Tài chính…) để xin ý kiến chỉ đạo.
• Tạm thời chưa hạch toán vào sổ kế toán cho đến khi có xác nhận chứng từ hợp lệ.
• Nếu cấp trên yêu cầu vẫn phải hạch toán, cần yêu cầu văn bản chỉ đạo và ghi chú rõ ràng để làm bằng chứng miễn trừ trách nhiệm về sau.

Quyền từ chối hạch toán – kế toán có được không?

Luật Kế toán không quy định rõ kế toán có quyền từ chối hạch toán nhưng có thể tạm dừng thực hiện nếu chứng từ không đảm bảo tính pháp lý. Việc này không mang tính chống đối mà là để bảo vệ trách nhiệm cá nhân và sự an toàn pháp lý cho doanh nghiệp.

Một số doanh nghiệp đã xây dựng quy trình nội bộ rõ ràng: nếu kế toán phát hiện sai sót, phải có biên bản trao đổi giữa bộ phận kế toán và bộ phận lập chứng từ. Điều này giúp tránh rủi ro cá nhân và tăng cường sự minh bạch.

Tóm lại, với câu hỏi “Kế toán có được quyền yêu cầu kiểm tra lại chứng từ trước khi hạch toán không?”, câu trả lời là: CÓ – và cần thực hiện điều đó như một nghĩa vụ nghề nghiệp.

Không chỉ là nghiệp vụ kỹ thuật, công việc kế toán ngày nay còn mang tính chất pháp lý rất cao. Một thao tác hạch toán sai do chứng từ không hợp lệ có thể khiến doanh nghiệp bị xử phạt và kế toán phải gánh hậu quả liên đới.

Nếu bạn là kế toán, kế toán trưởng hoặc người đang kiêm nhiệm cả công tác hành chính – tài chính – pháp lý tại doanh nghiệp, thì việc chủ động trang bị tư duy pháp lý là chiếc khiên bảo vệ bạn khỏi sai lầm đáng tiếc. Tham khảo ngay khóa học “Pháp chế đa nhiệm” thiết kế riêng cho kế toán – tài chính tại doanh nghiệp – Khóa học độc quyền từ Pháp chế ICA

Tìm hiểu chi tiết tại: https://phapche.edu.vn/courses/khoa-hoc-phap-che-da-nhiem-thiet-ke-rieng-danh-cho-ke-toan-tai-chinh-kiem-nhiem-phap-che-cong-ty/

Mời bạn xem thêm:

• Hành chính có quyền ký thay giám đốc các quyết định nhân sự không?
• Sếp giao việc sai luật, hành chính nhân sự làm sao để không bị liên đới?
• Biết rõ giới hạn công việc để không bị ép làm quá quyền trong công ty nhỏ

Mã ngành trường Đại học Luật – Đại học Quốc gia Hà Nội 2025 là gì? Đây là thông tin được nhiều thí sinh quan tâm trong mùa tuyển sinh năm nay. Năm 2025, Trường Đại học Luật – ĐHQGHN tuyển sinh theo các mã ngành riêng cho từng chương trình đào tạo, từ Luật học đến Luật kinh doanh. Việc nắm rõ mã ngành không chỉ giúp thí sinh điền nguyện vọng chính xác mà còn tránh sai sót trong quá trình đăng ký xét tuyển. Dưới đây là chi tiết mã ngành tuyển sinh chính quy năm 2025 mà bạn cần biết.

Mã ngành trường Đại học Luật – Đại học Quốc gia Hà Nội 2025 là gì?

Căn cứ theo thông tin tuyển sinh năm 2025 dành cho hệ đào tạo chính quy, được ban hành kèm theo Công văn số 819/ĐHL-ĐT&CTHSSV ngày 29/5/2025 của Trường Đại học Luật – Đại học Quốc gia Hà Nội, các mã ngành tuyển sinh năm 2025 được quy định cụ thể như sau:

Dưới đây là danh sách mã ngành chính thức của Trường Đại học Luật – Đại học Quốc gia Hà Nội năm 2025 dựa theo dữ liệu tuyển sinh công bố:

• 7380101 – Luật
• 7380101CLC – Luật Chất lượng cao
• 7380110 – Luật Kinh doanh
• 7380109 – Luật Thương mại quốc tế

STT	Tên ngành đào tạo	Mã ngành	Tổ hợp xét tuyển	Ghi chú
1	Luật	7380101	A00, A01, C00, D01	Có lớp chất lượng cao
2	Luật Kinh doanh	7380107	A00, A01, C00, D01
3	Luật Thương mại quốc tế	7380109	A00, A01, D01, D78	Giảng dạy bằng tiếng Anh

Đối tượng, điều kiện dự tuyển Đại học Luật – Đại học Quốc gia Hà Nội

Đối tượng dự tuyển được xác định tại thời điểm xét tuyển (trước khi công bố kết quả xét tuyển chính thức), bao gồm:

a) Người đã được công nhận tốt nghiệp trung học phổ thông (THPT) của Việt Nam hoặc có bằng tốt nghiệp của nước ngoài được công nhận trình độ tương đương;

b) Người đã có bằng tốt nghiệp trung cấp ngành nghề thuộc cùng nhóm ngành dự    tuyển và đã hoàn thành đủ yêu cầu khối lượng kiến thức văn hóa cấp THPT theo quy định của pháp luật;

Đối tượng dự tuyển ở trên phải đáp ứng các điều kiện sau:

a) Đạt ngưỡng đầu vào theo quy định;

b) Có đủ sức khỏe để học tập theo quy định;

c) Có đủ thông tin cá nhân, hồ sơ dự tuyển theo quy định.

Thí sinh là người nước ngoài phải đạt chuẩn năng lực ngôn ngữ theo yêu cầu của chương trình, ngành đào tạo phù hợp với quy định của Bộ GDĐT;

Phương thức tuyển sinh đại học chính quy năm 2025 (xét tuyển) Đại học Luật – Đại học Quốc gia Hà Nội

Năm 2025, Trường Đại học Luật sử dụng các phương thức xét tuyển như sau:

Phương thức	Mã phương thức	Tên phương thức (xét tuyển)
Phương thức 1	100	– Xét kết quả thi tốt nghiệp THPT năm 2025-  Kết hợp kết quả thi tốt nghiệp THPT với chứng chỉ Tiếng Anh quốc tế (IELTS, TOEFL iBT) để xét tuyển
Phương thức 2	301	Xét tuyển thẳng/ Ưu tiên xét tuyển theo quy định của Quy chế tuyển sinh của Bộ GDĐT (Điều 8)
Phương thức 3	401	Xét kết quả thi Đánh giá năng lực (ĐGNL) do ĐHQGHN tổ chức
Phương thức 4	500	– Ưu tiên xét tuyển theo quy định cơ chế đặc thù trong tuyển sinh của ĐHQGHN và Thông tin tuyển sinh của Trường Đại học Luật;- Xét tuyển thí sinh là học sinh các trường dự bị đại học

Phương thức 1 (Mã 100): Xét tuyển theo điểm thi tốt nghiệp THPT 2025 và kết hợp chứng chỉ quốc tế

Xét tuyển theo kết quả thi tốt nghiệp THPT năm 2025

Áp dụng cho thí sinh tham dự kỳ thi tốt nghiệp THPT năm 2025. Trường Đại học Luật – ĐHQGHN sử dụng 06 tổ hợp xét tuyển, không phân biệt điểm chuẩn giữa các tổ hợp; các môn thi trong tổ hợp được tính hệ số 1.

Thí sinh đã tốt nghiệp THPT hoặc trung cấp các năm trước, nếu có nguyện vọng xét tuyển vào trường, phải tham dự kỳ thi tốt nghiệp THPT năm 2025, lựa chọn môn thi phù hợp với các tổ hợp xét tuyển mà nhà trường quy định.

Kết hợp kết quả thi tốt nghiệp THPT với chứng chỉ quốc tế

Với những tổ hợp có môn Tiếng Anh, thí sinh được phép sử dụng chứng chỉ tiếng Anh quốc tế (như IELTS, TOEFL…) để quy đổi điểm theo quy định tại Phụ lục III của đề án tuyển sinh. Kết quả quy đổi này sẽ thay thế điểm môn tiếng Anh, kết hợp với hai môn còn lại trong tổ hợp để xét tuyển.

Phương thức 2 (Mã 301): Xét tuyển thẳng và ưu tiên xét tuyển theo quy định của Bộ GD&ĐT
Phương thức này áp dụng đối với các đối tượng đủ điều kiện theo Điều 8 Quy chế tuyển sinh hiện hành của Bộ Giáo dục và Đào tạo.

Xét tuyển thẳng

Thí sinh thuộc các diện sau được tuyển thẳng vào ngành hoặc chương trình đào tạo của Trường theo nguyện vọng:

Anh hùng Lao động, Anh hùng Lực lượng vũ trang nhân dân, Chiến sĩ thi đua toàn quốc.

Thí sinh đoạt giải Nhất, Nhì, Ba trong kỳ thi học sinh giỏi quốc gia hoặc quốc tế một trong các môn: Toán, Vật lý, Ngữ văn, Lịch sử, Địa lý, Tiếng Anh do Bộ GD&ĐT tổ chức hoặc cử tham dự.

Thí sinh đoạt giải Nhất, Nhì, Ba trong kỳ thi Khoa học kỹ thuật cấp quốc gia hoặc quốc tế (thuộc nhóm Khoa học xã hội và hành vi) do Bộ GD&ĐT tổ chức hoặc cử tham dự.

Lưu ý: Thời điểm đoạt giải không quá 03 năm tính đến thời gian xét tuyển thẳng.

Ưu tiên xét tuyển

Thí sinh thuộc diện đủ điều kiện xét tuyển thẳng nhưng không sử dụng quyền tuyển thẳng (chỉ đăng ký xét tuyển thông thường) sẽ được cộng điểm ưu tiên theo mức sau:

Giải thưởng đạt được	Mức điểm cộng
Giải Nhất trong kỳ thi HSG quốc gia/quốc tế hoặc cuộc thi KHKT cấp quốc gia/quốc tế	+3.0 điểm
Giải Nhì trong kỳ thi HSG quốc gia/quốc tế hoặc cuộc thi KHKT cấp quốc gia/quốc tế	+2.5 điểm
Giải Ba trong kỳ thi HSG quốc gia/quốc tế hoặc cuộc thi KHKT cấp quốc gia/quốc tế	+2.0 điểm
Giải Khuyến khích (HSG) hoặc Giải Tư (KHKT) cấp quốc gia/quốc tế	+1.5 điểm

Ghi chú: Mức điểm ưu tiên tối đa không vượt quá 10% tổng điểm xét tuyển (thang điểm 30). Thời gian đoạt giải không quá 03 năm tính đến thời điểm xét tuyển.

Phương thức 3 (Mã 401): Xét kết quả thi ĐGNL do ĐHQGHN tổ chức

Xét tuyển thí sinh có kết quả thi ĐGNL học sinh THPT do ĐHQGHN tổ chức (không phân biệt tổ hợp xét tuyển). Ngưỡng điểm xét tuyển thực hiện theo quy định của ĐHQGHN và của Bộ GDĐT.

Thời gian dự thi không quá 02 năm tính đến thời điểm xét tuyển.

Phương thức 4 (Mã 500): Ưu tiên xét tuyển theo quy định trong tuyển sinh của ĐHQGHN và của Trường Đại học Luật; Xét tuyển thí sinh là học sinh các trường Dự bị đại học

Ưu tiên xét tuyển theo quy định trong tuyển sinh của ĐHQGHN và của Trường Đại học Luật

Học sinh THPT trên toàn quốc được ưu tiên xét tuyển (bằng phương án cộng điểm vào kết quả điểm thi tốt nghiệp THPT) vào các chương trình/ ngành đào tạo bậc đại học tại Trường Đại học Luật nếu tốt nghiệp THPT, có kết quả học tập cả 3 năm cấp THPT được đánh giá mức tốt (học lực xếp loại giỏi trở lên) và đáp ứng một trong các tiêu chí sau: 

a) Đoạt giải nhất, nhì, ba trong các kỳ thi Olympic bậc THPT của ĐHQGHN;

b) Đoạt giải nhất, nhì, ba trong kỳ thi học sinh giỏi (HSG) bậc THPT cấp ĐHQGHN;

c) Đoạt giải nhất, nhì, ba trong kỳ thi HSG cấp tỉnh/thành phố trực thuộc trung ương.

* Môn thi đoạt giải bao gồm: Toán, Vật lý, Ngữ văn, Lịch sử, Địa lý, Tiếng Anh.

* Nội dung đề tài dự thi đoạt giải thuộc nhóm Khoa học xã hội và hành vi.

Phương án cộng điểm đối với các thí sinh thuộc đối tượng này như sau:

– Giải nhất (HSG bậc THPT của ĐHQGHN, Olympic bậc THPT của ĐHQGHN, HSG cấp tỉnh/thành phố trực thuộc trung ương): được cộng 2.5 điểm;

– Giải nhì (HSG bậc THPT của ĐHQGHN, Olympic bậc THPT của ĐHQGHN, HSG cấp tỉnh/thành phố trực thuộc trung ương): được cộng 2.0 điểm;

– Giải ba (HSG bậc THPT của ĐHQGHN, Olympic bậc THPT của ĐHQGHN, HSG cấp tỉnh/thành phố trực thuộc trung ương): được cộng 1.5 điểm;

Thí sinh đạt kết quả cao trong kỳ thi SAT (tối thiểu từ 1200/1600 điểm) mức cộng điểm như sau:

– Đạt từ 1200 đến dưới 1300: được cộng 0.5 điểm;

– Đạt từ 1300 đến dưới 1400: được cộng 1.0 điểm;

– Đạt từ 1400 đến dưới 1500: được cộng 1.5 điểm;

– Đạt từ 1500 đến 1600: được cộng 2.0 điểm.

Học sinh THPT thuộc ĐHQGHN đã tham gia Chương trình VNU 12+ theo Quyết định số 2008/QĐ-ĐHQGHN ban hành ngày 16/05/2024 của Giám đốc ĐHQGHN, có kết quả học tập THPT (trung bình 3 năm) đạt từ 9.0, có điểm môn học Tiếng Anh bậc THPT đạt từ 7.0/10 hoặc có chứng chỉ ngoại ngữ (IELTS từ 5.5/ TOEFL iBT từ 72 điểm) đã tích lũy đủ 03 học phần trong CTĐT của 1 trong 4 ngành/ CTĐT trình độ đại học của Trường Đại học Luật để tính GPA được cộng điểm vào kết điểm thi tốt nghiệp THPT, mức điểm cộng như sau:

– GPA đạt loại xuất sắc: cộng 2.5 điểm;

– GPA đạt loại giỏi: cộng 2.0 điểm;

– GPA đạt loại khá: cộng 1.5 điểm.

Thí sinh đạt tiêu chí quy định tại mục 2.4.1.1 thời gian đoạt giải không quá 03 năm tính đến thời điểm xét tuyển.

Đối với thí sinh đạt tiêu chí quy định tại Mục 2.4.1.2 thời gian dự thi chứng chỉ không quá 02 năm tính đến thời điểm xét tuyển.

Đối với thí sinh đạt tiêu chí quy định tại Mục 2.4.1.3 được ưu tiên xét tuyển trong năm tốt nghiệp THPT.

Mời bạn xem thêm:

• Ngày bao nhiêu công bố điểm chuẩn đại học 2025?
• Thanh toán không dùng tiền mặt từ ngày 01/7/2025 áp dụng với đối tượng nào?
• Thanh toán không dùng tiền mặt dưới 20 triệu áp dụng khi nào?